Eine Betriebsprüfung ist kein Verdachtsmoment, sondern Routine — bei größeren Betrieben regelmäßig, bei kleineren stichprobenartig. Wie sie ausgeht, entscheidet sich allerdings nicht während der Prüfung, sondern in den Jahren davor: an der Frage, ob die Aufzeichnungen das abbilden, was tatsächlich passiert ist.
Wie eine Prüfung abläuft
Am Anfang steht die Prüfungsanordnung mit Prüfungszeitraum, Steuerarten und dem Namen des Prüfers. Sie ist ein Verwaltungsakt; gegen sie ist der Einspruch möglich, und eine Verlegung des Termins lässt sich bei wichtigem Grund beantragen.
Es folgt der Datenzugriff: Die Finanzverwaltung darf auf steuerlich relevante Daten unmittelbar zugreifen, sie auswerten oder auf einem Datenträger anfordern. Was dabei herausgegeben werden muss und was nicht, ist im Einzelfall abzugrenzen.
Am Ende steht die Schlussbesprechung. Sie ist der wichtigste Termin — dort werden strittige Punkte verhandelt, und was dort vereinbart wird, steht später im Bericht. Wer unvorbereitet hineingeht, verschenkt Spielraum.
Wo Prüfer typischerweise ansetzen
Kassenführung. Bei bargeldintensiven Betrieben der häufigste Streitpunkt. Fehlende Verfahrensdokumentation, nicht aufbewahrte Programmierprotokolle oder Lücken in der Kassenführung führen schnell zu Hinzuschätzungen. Wie eine Zuschätzung im Einzelfall aussehen kann, zeigt unser Beitrag Zuschätzung bei der Außenprüfung eines Imbissbetriebs.
Verfahrensdokumentation nach GoBD. Sie beschreibt, wie Belege entstehen, erfasst und archiviert werden. Fehlt sie, gilt die Buchführung schnell als formell mangelhaft — unabhängig davon, ob inhaltlich alles stimmt.
Abgrenzung Erhaltungsaufwand und Herstellungskosten bei Gebäuden und Anlagen.
Private Nutzungsanteile — Firmenwagen, Telefon, Arbeitszimmer. Ein Fahrtenbuch, das nicht zeitnah und geschlossen geführt wurde, wird regelmäßig verworfen.
Verträge mit nahestehenden Personen. Angehörigenverträge und Geschäftsführergehälter müssen einem Fremdvergleich standhalten, sonst droht eine verdeckte Gewinnausschüttung.
Betriebsaufspaltung. Ein Klassiker, der oft erst in der Prüfung auffällt — siehe unsere Seite Betriebsaufspaltung.
Was nach der Prüfung passiert
Stellt der Prüfer Abweichungen fest, ergeht ein Mehrergebnis, das über geänderte Bescheide umgesetzt wird. Dazu kommen Nachzahlungszinsen. Gegen die Bescheide ist der Einspruch möglich; ob er sinnvoll ist, hängt davon ab, wie belastbar die Feststellungen sind. Mehr in Mehrergebnis nach der Außenprüfung.
Wie wir begleiten
- Vorbereitung. Wir sichten die betroffenen Jahre, bevor der Prüfer kommt, und klären, wo Angriffsflächen liegen.
- Datenbereitstellung. Wir stellen die Auswertungen zusammen und grenzen ab, was herauszugeben ist.
- Begleitung vor Ort. Rückfragen laufen über uns, nicht über Ihre Mitarbeitenden.
- Schlussbesprechung. Wir verhandeln die strittigen Punkte und dokumentieren das Ergebnis.
- Nachbereitung. Prüfung der geänderten Bescheide, gegebenenfalls Einspruch.
Der wirksamste Schritt ist allerdings der früheste: eine Buchhaltung, die von vornherein prüfungsfest ist. Wie wir das aufsetzen, steht auf der Seite Digitale Buchhaltung.
Häufige Fragen
Wir haben eine Prüfungsanordnung erhalten — was zuerst?
Uns anrufen, bevor Unterlagen herausgehen. Der Zeitpunkt zwischen Anordnung und Prüfungsbeginn ist der wertvollste.
Muss ich dem Prüfer einen Arbeitsplatz stellen?
Grundsätzlich findet die Prüfung im Betrieb statt. Eine Verlegung in die Kanzleiräume ist auf Antrag möglich und oft sinnvoll.
Wie lange darf zurückgeprüft werden?
Üblich sind drei zusammenhängende Jahre; bei Anhaltspunkten für Steuerverkürzung verlängert sich der Zeitraum erheblich.
Betreuen Sie auch Betriebe, die bisher woanders beraten wurden?
Ja. Eine anstehende Prüfung ist ein häufiger Anlass für einen Wechsel; wir übernehmen die Unterlagen und bereiten vor.
Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Beratung im Einzelfall. Stand: August 2026.
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