Die E-Rechnung im geschäftlichen Verkehr (B2B) ist keine Zukunftsmusik mehr: Seit dem 1. Januar 2025 gilt eine gesetzliche Pflicht – zunächst beim Empfangen, dann gestuft beim Ausstellen. Wer die Fristen kennt, vermeidet Hektik und Fehler.
Empfangen: schon seit 2025 Pflicht
Jedes inländische Unternehmen muss seit dem 1. Januar 2025 strukturierte E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können – dafür gibt es keine Übergangsfrist. In der Praxis heißt das: ein Postfach für E-Rechnungen und eine Software, die Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD (nach EN 16931) einliest.
Ausstellen: stufenweise bis 2028
- Bis 31.12.2026: Papier- und PDF-Rechnungen bleiben zulässig (mit Zustimmung des Empfängers).
- Ab 1.1.2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen.
- Ab 1.1.2028: die E-Rechnung wird für alle inländischen B2B-Umsätze verpflichtend.
Eine einfache PDF-Datei gilt künftig nicht mehr als E-Rechnung – entscheidend ist das strukturierte, maschinenlesbare Format.
So unterstützen wir Sie
Wir richten Ihren digitalen Belegfluss ein, prüfen die Anbindung an DATEV und sorgen dafür, dass Empfang, Prüfung und Archivierung GoBD-konform laufen – Schritt für Schritt und mit festem Ansprechpartner. Mehr dazu auf unserer Seite Digitale Buchhaltung.
Häufige Fragen
Muss ich schon 2025 E-Rechnungen verschicken?
Nein – aber empfangen und lesen können müssen Sie sie seit 2025. Das Ausstellen wird erst ab 2027/2028 Pflicht.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes Format (z. B. XRechnung, ZUGFeRD) nach EN 16931 – eine reine PDF genügt künftig nicht.
Was sollte ich jetzt tun?
Empfang sicherstellen, Prozesse und Software prüfen und die Umstellung aufs Ausstellen frühzeitig planen. Sprechen Sie uns an.
Dieser Beitrag informiert allgemein und ersetzt keine individuelle Beratung.