Wer Mitarbeiter beschäftigt, braucht für die Lohnabrechnung mehr als Steuer- und Sozialversicherungsrecht. Viele Fehler in der Abrechnung haben ihren Ursprung im Arbeitsrecht: ein fehlender Nachweis der Vertragsbedingungen, falsch erfasste Arbeitszeit, ein veralteter Stundenlohn. Diese Seite fasst die Punkte zusammen, die in der laufenden Lohnbuchhaltung für Handwerk, Industrie und Weinbau am häufigsten eine Rolle spielen. Stand 2026.
Arbeitsvertrag und Nachweis der Vertragsbedingungen
Ein Arbeitsvertrag kann grundsätzlich formfrei geschlossen werden. Das Nachweisgesetz verlangt aber, dass der Arbeitgeber die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich festhält und aushändigt: Beginn, Tätigkeit, Arbeitsort, Arbeitszeit, Zusammensetzung und Höhe des Entgelts, Urlaub, Kündigungsfristen und weitere Angaben.
Textform seit 2025, mit Ausnahmen
Seit dem 1. Januar 2025 genügt dafür in vielen Fällen die Textform, etwa eine E-Mail, wenn der Arbeitnehmer das Dokument speichern und ausdrucken kann. Für Branchen, die unter § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes fallen, bleibt es bei der Schriftform mit Unterschrift. Dazu gehören unter anderem das Baugewerbe, das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe sowie die Fleischwirtschaft.
Wo die Schriftform zwingend ist
Eine Befristung ist nur wirksam, wenn sie vor Arbeitsbeginn schriftlich vereinbart wurde (§ 14 Abs. 4 TzBfG). Kündigungen und Aufhebungsverträge bedürfen immer der Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift (§ 623 BGB).
Arbeitszeit und Pausen
Die werktägliche Arbeitszeit darf acht Stunden nicht überschreiten. Sie kann auf bis zu zehn Stunden verlängert werden, wenn im Durchschnitt von sechs Monaten acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden (§ 3 ArbZG).
Bei mehr als sechs Stunden Arbeit ist eine Pause von mindestens 30 Minuten vorgeschrieben, bei mehr als neun Stunden von 45 Minuten. Die Pausen können in Abschnitte von mindestens 15 Minuten aufgeteilt werden (§ 4 ArbZG). Zwischen zwei Arbeitstagen liegen in der Regel mindestens elf Stunden Ruhezeit.
Arbeitszeiterfassung
Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts sind Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen. Für Minijobber und Beschäftigte in den Branchen nach § 2a SchwarzArbG gilt zusätzlich die Aufzeichnungspflicht nach dem Mindestlohngesetz: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, spätestens bis zum Ablauf des siebten Tages nach der Arbeitsleistung.
Mindestlohn und Minijobs
Der gesetzliche Mindestlohn beträgt seit dem 1. Januar 2026 13,90 Euro je Stunde und steigt zum 1. Januar 2027 auf 14,60 Euro. Die Verdienstgrenze für Minijobs ist daran gekoppelt und liegt 2026 bei 603 Euro im Monat.
Für die Abrechnung heißt das: Bei festen Monatsgehältern und Minijobs muss die Stundenzahl bei jeder Erhöhung geprüft werden. Wer die Stunden nicht anpasst, rutscht schnell über die Minijobgrenze oder unter den Mindestlohn.
Überstunden
Überstunden müssen angeordnet oder geduldet sein, damit ein Vergütungsanspruch entsteht. Ob sie bezahlt oder durch Freizeit ausgeglichen werden, regelt der Arbeitsvertrag oder ein Tarifvertrag. Pauschalklauseln, nach denen alle Überstunden mit dem Gehalt abgegolten sind, sind ohne Begrenzung in der Regel unwirksam. Zuschläge für Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit können unter den Voraussetzungen des § 3b EStG steuerfrei gezahlt werden.
Urlaub
Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt 24 Werktage bei einer Sechstagewoche, also 20 Arbeitstage bei einer Fünftagewoche (§ 3 BUrlG). Bei Teilzeit mit weniger Arbeitstagen verringert sich der Anspruch entsprechend. Der volle Anspruch entsteht erstmals nach sechs Monaten Beschäftigung.
Urlaub ist im laufenden Kalenderjahr zu nehmen. Er verfällt nach der Rechtsprechung aber nur, wenn der Arbeitgeber rechtzeitig auf den Resturlaub und den drohenden Verfall hingewiesen hat. Dieser Hinweis sollte dokumentiert werden.
Was wir übernehmen und was nicht
Wir erstellen die laufende Lohn- und Gehaltsabrechnung einschließlich Meldungen und Nachweisen und weisen auf arbeitsrechtliche Punkte hin, die sich auf die Abrechnung auswirken. Arbeitsrechtliche Beratung im Einzelfall, etwa zu Kündigungen oder Vertragsgestaltung, ist Sache eines Fachanwalts für Arbeitsrecht.
Mehr zur Abrechnung auf den Seiten Lohnbuchhaltung, Lohnabrechnung Bau und Handwerk und Lohnabrechnung für Weingüter.
Stand: 22. September 2026. Diese Seite gibt allgemeine Hinweise und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Die fachliche Prüfung und die redaktionelle Verantwortung liegen bei der Reiner Rösener Steuerberatungsgesellschaft mbH.
Quellen: Nachweisgesetz in der ab 01.01.2025 geltenden Fassung; § 2a SchwarzArbG; § 14 Abs. 4 TzBfG; § 623 BGB; §§ 3, 4, 5 ArbZG; §§ 1, 17 MiLoG; Mindestlohnanpassungsverordnung für 2026 und 2027; §§ 1, 3, 4, 7 BUrlG; § 3b EStG.