Verantwortlich für den Inhalt: Matthias Rösener, Steuerberater · Reiner Rösener Steuerberatungsgesellschaft mbH, Bockenheim an der Weinstraße · Stand: August 2026
Digitalisierung & Buchhaltung
E-Rechnung-Pflicht 2025–2028: Was Unternehmen jetzt tun müssen
Die E-Rechnung wird im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) zur Pflicht. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Für den Versand gelten gestaffelte Übergangsfristen bis 2028. Wer die Umstellung frühzeitig angeht, spart sich Stress — und nutzt die Chance, seine Buchhaltung endlich durchgängig digital aufzustellen.
Was ist eine E-Rechnung — und was nicht?
Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist nicht einfach ein PDF per E-Mail. Sie ist eine strukturierte, maschinenlesbare Datei nach der europäischen Norm EN 16931. Ein PDF gilt rechtlich als „sonstige Rechnung“, nicht als E-Rechnung. Zulässige Formate sind insbesondere:
- XRechnung — ein reines XML-Format, das vor allem im öffentlichen Auftragswesen etabliert ist.
- ZUGFeRD (ab Version 2.x) — ein Hybridformat: eine PDF-Datei mit eingebettetem XML-Datensatz. Für Menschen lesbar und maschinell auswertbar.
Die Fristen im Überblick
Seit 1. Januar 2025: Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Ein Empfangsweg (in der Regel ein E-Mail-Postfach) genügt formal — die Verarbeitung sollte aber digital erfolgen.
Bis Ende 2026: Übergangsphase — Papier- und PDF-Rechnungen dürfen im B2B weiterhin versendet werden (bei „sonstigen“ Formaten mit Zustimmung des Empfängers).
Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen versenden.
Ab 1. Januar 2028: Die Versandpflicht gilt für alle Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft.
Ausgenommen bleiben u. a. Rechnungen an Privatkunden (B2C), Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und bestimmte steuerfreie Umsätze.
Was Sie jetzt konkret tun sollten
- Empfang sicherstellen: Ein zentrales Rechnungspostfach einrichten und klären, wie eingehende XML/ZUGFeRD-Dateien automatisiert in Ihre Buchhaltung fließen.
- Software prüfen: Kann Ihr Fakturierungs- oder Warenwirtschaftssystem EN-16931-konforme Formate erzeugen? Viele Systeme benötigen ein Update oder eine Schnittstelle.
- Stammdaten aufräumen: Vollständige Leitweg-/Kundendaten sind Voraussetzung für fehlerfreie E-Rechnungen.
- Prozesse digitalisieren: Wer jetzt auf einen durchgängigen digitalen Belegfluss (z. B. über DATEV Unternehmen online) umstellt, erfüllt die Pflicht nicht nur — er spart dauerhaft Zeit und Doppelerfassung.
Was das für Ihre Branche bedeutet
Handwerk & Bau: Gerade bei vielen kleinen Ausgangsrechnungen lohnt die frühe Umstellung. Industrie & Fertigung: Hier ist die E-Rechnung oft schon Teil bestehender EDI-Prozesse; wichtig ist die saubere Anbindung an die Finanzbuchhaltung. Winzer & Weingüter: Zwischen Fassweinverkauf, Direktvermarktung und Handel entstehen viele Rechnungstypen — ein strukturierter Belegfluss verhindert Fehler und Nacharbeit.
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Als DATEV-Kanzlei mit Standorten in Bockenheim, Bad Dürkheim und Heidelberg begleiten wir Sie von der Software-Auswahl bis zum durchgängig digitalen Belegfluss — persönlich und praxisnah. Vereinbaren Sie ein kostenfreies Erstgespräch.
E-Rechnung: Fristen nach Vorjahresumsatz
| Zeitraum | Wen betrifft es | Was gilt |
|---|---|---|
| seit 01.01.2025 | alle inländischen Unternehmen | E-Rechnungen müssen empfangen werden können |
| bis 31.12.2026 | alle Unternehmen | Papier und PDF beim Versand weiterhin zulässig |
| ab 01.01.2027 | Vorjahresumsatz über 800.000 € | E-Rechnung auch beim Versand verpflichtend |
| ab 01.01.2028 | alle übrigen Unternehmen | E-Rechnung beim Versand verpflichtend |
Wichtig: „alle“ heißt nicht ausnahmslos. Dauerhaft von der Ausstellungspflicht ausgenommen bleiben Kleinunternehmer nach § 34a UStDV, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise sowie bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG. Die Empfangspflicht gilt dagegen für alle. Ergänzende Klarstellungen zu Kleinbeträgen und Reisekosten hat das Bundesfinanzministerium im Oktober 2025 nachgeliefert.
Häufige Fragen zur E-Rechnung
Reicht ein PDF als E-Rechnung?
Nein. Ein einfaches PDF gilt als „sonstige Rechnung“. Eine E-Rechnung muss ein strukturiertes, maschinenlesbares Format nach EN 16931 sein (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD).
Ab wann muss ich E-Rechnungen versenden?
Empfangen müssen Sie seit 2025, versenden noch nicht. Die Versandpflicht beginnt gestaffelt ab 2027 (über 800.000 € Umsatz) bzw. 2028 (alle Unternehmen).
Gilt die Pflicht auch für Kleinunternehmer?
Die Empfangspflicht gilt seit 2025 grundsätzlich für alle Unternehmen im B2B — auch für Kleinunternehmer. Für den Versand greifen dieselben Übergangsfristen.
Was ist mit Rechnungen an Privatkunden?
B2C-Rechnungen sind von der E-Rechnungs-Pflicht nicht betroffen.
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Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung. Stand: Juli 2026.
Rechtsgrundlagen und Quellen
- § 14 UStG — Ausstellung von Rechnungen
- § 14b UStG — Aufbewahrung von Rechnungen
- BMF — Schreiben zur Ausstellung von Rechnungen nach § 14 UStG (E-Rechnung)
- Europäische Norm EN 16931 — Grundlage der Formate XRechnung und ZUGFeRD
Dieser Beitrag gibt den Rechtsstand August 2026 wieder und ersetzt keine Beratung im Einzelfall.